Initier une discussion difficile pour éviter un conflit avec vos collaborateurs en 5 étapes

Tout le monde déteste les conflits et les conversations difficiles au bureau, c’est un fait. Et lorsque ces deux-là pointent le bout de leur nez, nous avons souvent tendance à appliquer la politique de l’autruche – tête baissée, en retrait - en attendant que les problèmes se règlent d’eux-mêmes ou qu’ils finissent éventuellement par s’évaporer avec le temps.


Beaucoup de managers ou collaborateurs ne s’engagent pas dans des conversations difficiles tout simplement parce qu’ils ne savent pas comment les tenir. D’autres craignent encore que des conversations nuisent aux relations au bureau en ayant un impact négatif sur l’environnement de travail. En réalité, éviter les discussions ne fera pas disparaître les problèmes que vous pouvez rencontrer en interne. Pire, cela peut même plomber l’ambiance au boulot, engendrer d’autres situations plus graves et même alimenter un climat toxique.


Qu'il s'agisse de performances, de conflits au travail, de feedbacks négatifs ou de discussions sur des problèmes personnels, être capable d'aborder des sujets sensibles est un élément essentiel au soutien de vos collaborateurs.


Aux grands maux les grands remèdes : initiez enfin cette discussion que vous ne pouvez plus éviter. Voici les 5 étapes à suivre pour mener à bien cette discussion et éviter les conflits :


1 - Définir le sujet de discussion à l'avance


N’abordez surtout pas les situations difficiles qui concernent un de vos collaborateurs devant d’autres personnes. Respectez l’intimité de vos employés. Les rencontres en tête-à-tête sont essentielles pour mener des conversations délicates. En tant que manager ou responsable, il est important de vous préparer en amont à cette discussion difficile, mais gardez en tête aussi que la communication est à double sens. Avant d’initier une discussion avec votre interlocuteur, prévenez-le en avance du sujet de discussion que vous souhaitez aborder, de sorte à ce qu’il puisse également se préparer. En agissant ainsi, vous établissez des attentes claires. Préférez un ton neutre pour inviter à la discussion, en disant par exemple « Je serai curieux d’avoir votre position et vos réflexions sur ce sujet/incident. Pouvons-nous en parler plus amplement tous les deux ? »


2 - Concentrez-vous sur les faits et restez objectif


Difficile de rester objectif lorsque se présente une situation conflictuelle. Les ressentis personnels et les émotions l’emportent souvent sur le rationnel. Avant une discussion difficile, faites le tri dans vos pensées pour pouvoir partager, clairement et objectivement, ce que vous savez. Soyez factuel en éliminant les hypothèses, projections et mêmes les rumeurs.

Souvent, une conversation semble difficile parce que nous sommes accrochés à notre propre point de vue.


Rassemblez avec vous des notes, des exemples spécifiques de commentaires d'employés , de la documentation ou d'autres ressources qui peuvent vous aider à accompagner cette conversation, montrez à votre interlocuteur qu’il ne s’agit pas d’une attaque personnelle mais plutôt un besoin de trouver des solutions.


3 - Favorisez l’honnêteté


Il est toujours bon de rappeler que l’honnêteté est un élément clé pour un environnement de travail sain et équilibré. En favorisant un climat de confiance et de respect mutuel avec vos collaborateurs, vous les encouragerez à vous aborder pour des situations difficiles. Avoir des échanges réguliers avec vos employés (discussions en tête à tête récurrentes, réunions hebdomadaires ou mensuelles) leur permettra d’être francs et à l’aise avec vous pour faire part de ce qui ne va pas. Cela rend aussi les discussions moins intimidantes lorsqu’un problème s’installe.


Soyez attentif, ouvert à la discussion et surtout, montrez à vos collaborateurs que vous ne faites pas que les écouter : vous les comprenez.


4 - Montrez vous compréhensif


L'objectif de la conversation est avant tout de parvenir à une compréhension réciproque. Il est bien entendu possible de ne pas être d’accord. Si vous avez déjà une solution en tête, il ne sert à rien d’avoir cet échange avec votre employé. Au contraire, vous montrer flexible peut vous aider à trouver plus rapidement une solution et un sentiment d’entente. Soyez également prêt à faire des compromis une fois que vous avez une meilleure compréhension de l’autre et des ses attentes. Parfois, les conflits peuvent se régler calmement si vous laissez tout simplement votre interlocuteur s’exprimer en lui faisant sentir que son opinion compte et qu’il fait partie d’une équipe où tout le monde a le droit de s’exprimer.


5 - Trouvez une solution qui arrange tout le monde


Il n’est pas toujours évident de sortir d’une discussion difficile avec des solutions immédiates. Néanmoins, après avoir abordé longuement le problème avec votre interlocuteur et pointé ce qui ne va pas, ne laissez pas traîner les choses. Profitez de la dynamique de la réunion pour réfléchir, ensemble, à des actions claires à entreprendre, surtout lorsque vous discutez de conflits entre collègues, d’attentes non satisfaites ou d’erreurs professionnelles, par exemple. Décidez ensemble de la voie à suivre et offrez de l’aide et du soutien autant que vous le pouvez. C’est l’occasion de prouver votre leadership et de renforcer la cohésion, le sentiment d’appartenance et la solidarité au sein de votre équipe.

En suivant ces 5 étapes, vous devriez pouvoir aborder sereinement les discussions les plus difficiles avec vos employés. Si des solutions aux conflits ou problèmes sont trouvées, n’oubliez pas cependant de maintenir un suivi sur l’état de vos collaborateurs au bureau pour anticiper les situations conflictuelles. Des solutions telles que l’application Vieva Care peuvent également vous aider à mesurer, en quelques questions rapides, la santé mentale de vos employés et leur niveau de bien-être. Elle vous permettra d’identifier les points faibles et forts de chacun et de proposer des améliorations en mettant en place des actions correctives mais aussi préventives.

​Rencontrez-vous des situations conflictuelles ou difficiles avec vos collaborateurs ?

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​Avez-vous l’habitude d’initier des discussions avec eux ?

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​Si, oui, comment abordez-vous les sujets les plus difficiles ?

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​Si non, ressentez-vous que le manque de conversation entraîne des complications au sein des équipes ?

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