6 conseils pour gérer des employés à distance en télétravail

Jamais le télétravail n’aura été aussi plébiscité par les entreprises pour préserver la santé de leurs employés tout en s’adaptant à de nouvelles réalités et événements souvent imprévus. S’il présente de nombreux avantages, le télétravail peut également être la source d’inconvénients aussi bien matériels et techniques que psychologiques.

En tant que manager, il ne suffit pas de fournir une plateforme en ligne et un ordinateur à vos collaborateurs pour qu’ils se sentent à l’aise avec le télétravail. Il est surtout très important d’être conscient que le travail à distance peut créer un sentiment d’isolement chez vos employés, affecter leur concentration, leur sens du travail d’équipe et leur productivité.

Certains de vos salariés se montrent sceptiques quant à l’idée de travailler à distance quand d’autres se réjouissent de pouvoir travailler en dehors de leur open-space ou espace de travail habituel ? C’est qu’il est peut-être temps de revoir votre gestion du télétravail et de vous organiser au mieux pour permettre à chacun de vivre une expérience agréable qui conjugue productivité, engagement et bien-être. Car la santé mentale de vos employés doit être le premier de vos soucis lorsque vous proposez le travail à distance, au risque, dans le cas échéant, de vous retrouver avec des collaborateurs stressés, démotivés et dépassés.

Voici 6 conseils et bonnes pratiques pour gérer vos employés en télétravail :

1 - Définissez les attentes

Pour ne pas créer de distance entre vos employés et leur environnement professionnel, établissez des attentes comme des heures à respecter pour appeler ou envoyer des e-mails et des réunions moins longues mais idéalement organisées aux mêmes horaires qu’en présentiel au bureau. Afin de leur permettre de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, vous pouvez également leur laisser le choix d’aménager leur horaires de travail en fonction des ajustements de chacun. Se créer des “habitudes” journalières ou hebdomadaires permettra de maintenir la transparence et la confiance entre les collaborateurs et vous. Soyez organisé et flexible, l’important est que le travail fourni soit de qualité.

2 - Suivez le progrès de vos collaborateurs

Demandez à vos employés de vous donner un délai pour les tâches qu'ils sont censés accomplir. Cela calmera vos craintes que le travail ne soit pas fait, cela responsabilisera davantage votre équipe. N'oubliez pas que ce n'est pas parce que vous ne les voyez pas travailler à leur bureau en présentiel que le travail n’est pas fait. Faites leur confiance et organisez régulièrement des appels avec chacun d’entre eux pour suivre leur avancement et offrir des pistes de réflexions ou des conseils.

3 - Mettez l’accent sur la communication

En tant que manager, c’est votre rôle, au quotidien, de définir les lignes directrices et les objectifs à atteindre, et de communiquer sur les délais et les ressources disponibles. Faites-en de même en télétravail. « Personne ne m’a prévenu » ou bien « Je n’étais pas au courant de cette information » sont des phrases que vous entendrez souvent si vous ne tenez pas vos collaborateurs et employés constamment informés de ce qui se passe dans l’entreprise. Réfléchissez à un outil de communication efficace qui convient aux membres de votre équipe et trouvez un équilibre pour la fréquence des envois et des réponses car la réactivité peut différer d’un employé à l’autre. Attention toutefois à ne pas trop en faire en cherchant constamment à joindre vos équipes, cela pourrait les stresser davantage.

4 - Soyez à l’écoute de vos collaborateurs

Les meilleurs managers sont ceux qui manifestent de l’intérêt pour leur employés à travers de l’attention, de la confiance et du respect. Il est difficile, à distance, de maintenir un lien avec l’ensemble de l’équipe et de faire un suivi au cas par cas sur la situation de chacun de vos employés. Pas de panique, il existe heureusement plusieurs outils qui peuvent permettre de garder le pouls en temps réel de vos collaborateurs et booster leur performance depuis chez eux. Vieva Care est une application qui propose une solution digitale intelligente pour mesurer, en quelques questions rapides, la santé mentale de vos employés et leur niveau de bien-être. Elle vous permettra d’identifier les points faibles et forts de chacun et de proposer des améliorations en mettant en place des actions correctives mais aussi préventives.

5 - Imposez des pauses

Ce n’est pas parce-que vos employés sont chez eux qu’ils n’ont pas le droit à des pauses régulières. Certains managers considèrent, à tort, qu’un employé qui travaille à domicile se repose bien plus que s’il était au bureau. Pourtant, le télétravail entraîne parfois des surcharges mentales quand vos collaborateurs ont des enfants à gérer, l’école à la maison à assurer ou des tâches domestiques à faire qui entrainent une fatigue importante car le cerveau est en permanence sous tension, en alerte. Permettez à vos employés de souffler et de prendre plusieurs pauses dans la journée pour se détendre. Incitez-les, pourquoi pas, à prendre quelques heures par semaine sur leur temps de travail pour pratiquer une activité physique et éviter les troubles musculaires liés à la sédentarité.

6 - Célébrez les petits succès

Trouvez des opportunités pour célébrer n’importe quel succès, même à distance. Un contrat signé ? Un nouveau client ? Un objectif accompli ? Un projet bouclé ? Chacun de ses évènements peut faire l’objet d’une célébration avec vos collaborateurs et booster la motivation de votre équipe. Organisez un appel collectif surprise et saluez l’implication de chacun et la réussite collective. Trinquez virtuellement et remplacez les accolades et poignées de main par des high-five face à la caméra. Effets garantis sur la cohésion d’équipe et la productivité de vos employés.

N’oubliez pas qu’il a « des jours avec, et des jours sans ». Si l’un de vos collaborateurs est moins efficace une semaine sur l’autre, pas de panique, il se rattrapera et fera mieux avec de l’écoute, des encouragements et des bons conseils. Cadrez bien le temps de travail, maintenez une bonne communication et une bonne organisation pour que le travail à distance devienne une expérience agréable non seulement pour vos employés mais aussi pour vous.