6 conseils pour donner un feedback efficace aux employés

Nous entendons beaucoup le mot « feedback » en entreprise. Littéralement, le mot, traduit de l’anglais, signifie « ce qui nourrit en retour », il permet à celui qui le reçoit de progresser. Mais le mot englobe une définition bien plus vaste puisqu’il existe différents types de feedbacks, tels que les signes de reconnaissance positifs ou encore les feedbacks constructifs, de développement et de recadrage.

Dans l’expérience de vos employés, le feedback est crucial à leur développement professionnel, à leur motivation et à l’évolution de leur carrière. Vos collaborateurs sont des membres à part entière de votre entreprise puisqu’ils la font vivre. Il est donc important pour eux de savoir où ils en sont, à quel point ils s’en sortent et s’ils suivent la bonne direction dans leur travail. Votre rôle en tant que manager ou responsable est de leur fournir ces précieux commentaires qui agissent souvent comme un véritable stimulant et booster de productivité.

Néanmoins, il n’est pas toujours facile de les faire : vous avez tendance à vouloir complimenter sans trop en faire, tout en corrigeant vos collaborateurs ? Vous jonglez entre critiques constructives et évaluations de leur travail et pourtant vous ne constatez pas d’améliorations, de progrès ou de motivations chez vos collaborateurs ? Vous n’appliquez peut-être pas la bonne méthode.

Pour ce faire, voici 6 conseils pour faire des feedbacks efficaces à vos employés :

1 - Commencez par le positif

Ne soufflez pas le chaud et le froid avec vos employés. Lorsque vous souhaitez faire un feedback, commencez systématiquement par l’aspect positif avec un compliment sur le travail fourni ou le dernier projet effectué, même s'il y a certaines choses qui, à vos yeux, nécessitent d’être améliorées. Dites par exemple « Tout d’abord, j’ai apprécié votre travail et les idées développées, vous avez réellement fait preuve de créativité sur ce projet… » puis enchaînez avec votre remarque constructive, en douceur, sans avoir l’air intimidant. Marquez une pause, permettez à votre employé d’accepter le commentaire et d’y répondre. Puis, vous pouvez introduire vos remarques avec un « Deuxièmement, je pense que l’on pourrait améliorer cet aspect… ». Ne tournez pas autour du pot et faites preuve de bienveillance, vos critiques seront plus faciles à accepter.

2 - Soyez spécifique

Ne lésinez pas sur les détails, soyez le plus précis possible lorsque vous souhaitez faire un feedback. En faisant preuve de transparence avec des commentaires détaillés, vous donnez la possibilité à vos employés de réagir, de s’expliquer et de s’améliorer. Par exemple, un membre de votre équipe a du mal à communiquer ses idées lors d’un projet, ne dites-pas « On ne comprend rien à ton travail, tu ne sais pas expliquer tes idées » mais plutôt « Tes idées sont intéressantes, tu pourrais peut-être améliorer ton travail de présentation pour qu’on puisse mieux les comprendre ». Plus vous serez spécifique dans votre feedback, plus vous offrez à vos collaborateurs une marge de manœuvre et de réactivité. C’est gagnant-gagnant.

3 - Soyez objectif

L’objectivité est de rigueur lorsqu’il s’agit de faire un feedback. Référez-vous aux comportements que vous seul avez observés, ne basez pas vos commentaires sur des rumeurs, des jugements ou des bruits de couloir au bureau. Votre analyse d’une situation ou d’une personne doit rester la plus neutre possible afin que vos commentaires soient solides et percutants. Si vos employés perçoivent du jugement dans votre feedback, ils se braqueront et seront automatiquement sur la défensive. Votre collaborateur fournit-il son travail avec beaucoup de retard ? Ne lui dites pas « Tu as du retard dans ton travail et cela commence à affecter le travail de toute l’équipe » mais optez plutôt pour un feedback situation-comportement-impact, en montrant que vous êtes conscient qu’il y a un problème. Dites par exemple « J’ai remarqué que ces derniers temps (situation) que vous avez des difficultés à rendre votre travail à temps (comportement) et cela affecte l’avancement du projet (impact)… » puis proposez des solutions proactives pour résoudre ce problème, quels que soient vos sentiments personnels envers l’employé. Concentrez-vous sur la situation, pas la personne.

4 - Donnez des conseils pratiques

C’est gratuit, utile et immédiat. Il est essentiel, lorsque vous faites un feedback, de fournir quelques conseils pratiques pour aider vos employés à se sentir en confiance. Cela montre votre intérêt pour leur progrès et leur réussite. Parlez de vos expériences personnelles, de certaines situations auxquelles vous avez été confronté et que vous avez pu gérer grâce à telle ou telle pratique. Partagez des solutions pertinentes et fournissez les ressources nécessaires pour les appliquer. Vous aiderez ainsi tout le monde à aller de l’avant au lieu de bloquer sur une situation.

5 - Faites des feedback une habitude fréquente

En entreprise, certains employés attendent parfois des mois avant de recevoir un feedback de leur manager ou responsable. Ce manque de communication et de retours est un véritable frein à la productivité d’une équipe. Qui dit feedback fréquents dit employés engagés, collaboration avec les managers, résultats immédiats et motivation générale boostée. En restant silencieux, vous creusez un fossé entre vos employés et vous, dans lequel de mauvaises habitudes et pratiques s’installent et dont il sera difficile de se débarrasser. Programmez des réunions hebdomadaires pour faire le point en groupe ou de façon individuelle mais gardez en tête que le contexte et l’environnement comptent : si vos employés sont tendus ou agacés, attendez que l’orage passe avant de fournir vos remarques et critiques.

6- Communiquez en face

Absolument personne n’a envie de recevoir des commentaires, critiques ou compliments par e-mail ou appel téléphonique. Faire un feedback en face à face est primordial pour établir ou maintenir une relation de confiance avec vos équipes. Cela leur permettra non seulement de lire votre langage corporel et de jauger votre sincérité tout en leur faisant prendre conscience de l’intérêt que vous leur portez. De plus, les commentaires et feedbacks à l’écrit peuvent parfois être mal interprétés. En communiquant face à face, vous créez un environnement confortable pour encourager les employés à s'exprimer. N'oubliez pas que l'objectif du feedback est d'améliorer les performances des employés, et non de les intimider ou de les coincer. Tâchez d’afficher un bon langage corporel et un contact visuel pour montrer votre intérêt. Ne vous éloignez pas d'eux et ne croisez pas les bras car cela pourrait être interprété comme de l’hostilité.

Fournir un feedback efficace garantit que votre message passe clairement et que vos employés soient motivés à mieux performer. Faire des retours régulièrement, qu’ils soient positifs ou critiques, est un moyen essentiel d'impliquer, d'encourager et de dynamiser les équipes pour obtenir des résultats et améliorer leurs compétences.